2 步用 AI 把公文做成待辦清單與每日巡檢

第一步：收到公文時，轉換為內部 Excel 落地查核表

當收到紙本公文（手機拍照）或電子 PDF 檔案時，複製內文或上傳照片，搭配以下提示詞（Prompt）送出給 AI：

你是一位熟悉台灣長期照顧服務法與機構實務的行政主管。
請詳讀我上傳/貼上的這份長照公文，為我們機構執行團隊產出白話解讀與內部執行清單：

1.【30秒看懂公文重點】
用直接口語說明：這份公文到底在規範什麼？機構要配合什麼？如果不配合會有何行政影響？

2.【3W 執行三要素拆解】
- 誰負責（Who）：機構內具體建議職位（如：業務負責人、護理組長、居服督導、行政主辦）。
- 何時完成（When）：清楚區分「內部應備截止日」與「官方最終申報/備查期限」。
- 要準備什麼（What）：需填報之系統表單、佐證資料（如：受訓證明、簽到表、物資清冊）。

3.【Excel 落地執行查核表】
請製作成 Markdown 表格，欄位需有：
| 查核項目 | 具體行動步驟 | 負責角色 | 建議完成日 | 官方期限 | 必備佐證文件 | 狀態（待處理） |

以下是公文內容：
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[在此貼上公文文字或上傳公文截圖]

實測效果示範（以衛福部預告「長照人員訓練認證繼續教育辦法」修正草案為例）

以長期照顧司近期預告修正的真實法規草案為例（預告修正「長期照顧服務人員訓練認證繼續教育及登錄辦法」部分條文修正草案），AI 會立刻整理出 30 秒重點摘要，並自動輸出以下這張查核表：

第二步：設定每日自動巡檢，政策與公告主動掌握

為了避免被動等待紙本公文造成的延誤，你可以利用 AI 的自動排程功能，設定每個工作日上午自動上網巡檢衛福部與長照司公告。

請設定排程任務，於【每個工作日上午】自動執行以下任務：

【任務名稱】：長照重大公文與法規巡檢

【執行步驟】：
1. 請聯網檢索衛生福利部（重點：長期照顧司）與疾病管制署在近 24~48 小時內發布之最新公告與函文。
2. 篩選條件：
   - 僅保留與長照機構（居家、日照、住宿型）、長照人員認證、評鑑、感控、補助款核銷直接相關之重大公文。
   - 一般例行宣導活動、內部人事異動等請自動略過。
3. 若有符合條件之新公告，請依以下格式整理回報：
   【衛福部長照最新公文白話快報（發布日期）】
   【公文標題與發文字號】：
   【30秒看懂重點】：這份公文規範什麼？機構應配合事項為何？
   【3W 責任清單】：
      - 誰負責（Who）：建議主責角色
      - 何時完成（When）：截止期限與內部應備期
      - 要準備什麼（What）：需填報表單或備查資料
   【原始公告連結】：
4. 若當天無重大長照相關公文，請簡短回報：「今日衛福部與長照司無重大新公文，一切正常。」